Mitteilung an die Aktionäre

Einberufung zur Hauptversammlung

der Reederei Herbert Ekkenga Aktiengesellschaft Passagierschiffahrt, Bad Zwischenahn

Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hierdurch zu der am Freitag, den 30.09.2022, um 11.00 Uhr in der Wandelhalle Bad Zwischenahn, Auf dem Hohen Ufer 24, 26160 Bad Zwischenahn, stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

eingeladen.

Tagesordnung

  1. Die Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses per 31. Oktober 2021 mit dem Bericht des Aufsichtsrates.
  2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr vom 01. November 2020 bis zum 31. Oktober 2021Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn in Höhe von 190.702,63 € wie folgt zu verwenden:Für die Geschäftsjahre 2019/2020 und 2020/2021 erhalten die Inhaber der Vorzugsaktien die fällige Vorzugsdividende i.H.v. jeweils 2 %.

    Verteilung an die Aktionäre: 5.060,00 €

    • Ausschüttung für das Jahr 2019/2020 von 11,00 € je Vorzugsaktie = 2% (230 Aktien)
    • Ausschüttung für das Jahr 2020/2021 von 11,00 € je Vorzugsaktie = 2% (230 Aktien)
    • Die Ausschüttung erfolgt am 10.10.2022

  3. Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes

    Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem im Geschäftsjahr vom 01. November 2020 bis zum 31. Oktober 2021 amtierenden Mitglied des Vorstands Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen

  4. Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrates

    Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr vom 01. November 2020 bis zum 31. Oktober 2021 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrates Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.

  5. Beschlussfassung über Satzungsänderungen
    Während der Pandemie war durch eine zeitlich beschränkte gesetzliche Regelung die Möglichkeit zur Abhaltung der Hauptversammlung in virtueller Form möglich. Eine spezielle Satzungsregelung war dafür nicht erforderlich. Diese gesetzliche Ausnahmeregelung ist inzwischen ausgelaufen und durch den neuen § 118a AktG ersetzt worden, der eine zeitlich beschränkte Satzungsregelung bezüglich einer virtuellen Hauptversammlung zulässt. Die bisherige Satzung der Gesellschaft sieht keine Möglichkeit vor, um eine virtuelle Hauptversammlung durchzuführen. Um dies – auch vor dem Hintergrund der Pandemieerfahrungen – für die Zukunft zu ändern, soll § 19 Abs. 1 der Satzung ersatzlos gestrichen, die Überschrift dieser Vorschrift angepasst und § 17 der Satzung um die folgenden Absätze 2 bis 4 ergänzt werden. 

    Vorstand und Aufsichtsrat schlagen dazu folgende Änderungen vor:

    § 17 Teilnahmerecht: soll um die Absätze 2 bis 4 erweitert werden

    • 2. Der Vorstand ist in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat dazu ermächtigt festzulegen, dass Aktionäre an der Hauptversammlung auch ohne persönliche Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können. Der Vorstand ist in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat ebenfalls ermächtigt, festzulegen, dass Aktionäre ihre Stimme, auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, schriftlich (Briefwahl) oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben dürfen.

    • 3. Die Regelungen des Absatz 2 gelten zunächst für einen Zeitraum von fünf Jahren nach Eintragung dieser Satzungsänderung ins Handelsregister und können durch entsprechenden Beschluss der (virtuellen) Hauptversammlung (auch mehrmals) verlängert oder erneuert werden. Die näheren Voraussetzungen der Zulässigkeit, Einberufung und Abhaltung einer virtuellen Hauptversammlung sowie der Ausübung der Aktionärsrechte in einer virtuellen Hauptversammlung bestimmen sich nach den Vorschriften des AktG in der jeweils gültigen Fassung, insbesondere nach den §§ 118a, 130a AktG in der jeweils gültigen Fassung; dies gilt insbesondere hinsichtlich der Dauer der Zulässigkeit einer Satzungsbestimmung bezüglich der Durchführung einer Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung im Sinne des § 118a AktG.

    • 4. Der Vorstand ist in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat auch unabhängig von einem Verfahren nach Absatz 2 ermächtigt, die vollständige oder teilweise Bild- und Tonübertragung der Versammlung zuzulassen.

    § 19 Änderung der Überschrift in „Stimmrecht und Mehrheit“

    Absatz 1 wird ersatzlos gestrichen, aus Absatz 2 und 3 werden Absatz 1 und 2

  6. Beschlussfassung über die Aufsichtsratsvergütung für das Geschäftsjahr vom 01. November 2021 bis zum 31. Oktober 2022
    Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, für das laufende Geschäftsjahr dem Aufsichtsrat nachfolgende Vergütung zu zahlen:

    Aufsichtsratsvorsitzender 2.000,00 €,
    stellvertretender Aufsichtsratsvorsitzender 2.000,00 € und weiteres Aufsichtsratsmitglied 1.500,00 €.

  7. Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr vom 1. November 2021 bis zum 31. Oktober 2022

    Der Aufsichtsrat schlägt folgende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zur Abstimmung vor:

    Gräwe & Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberatungsgesellschaft, Bremen

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich rechtzeitig angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der Geschäftsadresse (Peterstraße 14a, 26160 Bad Zwischenahn) mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen, also spätestens bis zum 23.09.2022 (24:00 Uhr). Die Anmeldung bedarf der Textform und muss in deutscher Sprache erfolgen.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit den einschlägigen Vorschriften des Aktiengesetzes. Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister sind verpflichtet, diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft zu verarbeiten. 

Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt, namentlich über das 

Teilnahmeverzeichnis. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht. Dies erfolgt in der Regel vier Jahre nach der Hauptversammlung, es sei denn die längere Speicherung ist wegen gesetzlicher Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten oder wegen von oder gegen die Gesellschaft geführter Verfahren erforderlich.

Die Aktionäre haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung gemäß Art 12. ff. DSGVO. Für Ausübung der vorgenannten Rechte und Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten steht Ihnen der Datenschutzbeauftragte der Gesellschaft unter Reederei Herbert Ekkenga AG, Peterstraße 14a, 26160 Bad Zwischenahn, E-Mail: weisse-flotte-zwischenahn@t-online.de zur Verfügung. Unabhängig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.

Bad Zwischenahn, im August 2022

– Der Vorstand –